Dokumenty

Strona główna / Dokumenty

Zakres naszych usług notarialnych

Dokumenty potrzebne do sporządzenia aktu notarialnego podamy Państwu po zapoznaniu się ze sprawą. Wynika to z faktu, że poza podstawowymi dokumentami często potrzebne są jeszcze dodatkowe dokumenty wynikające ze specyfiki konkretnej sprawy. Dokumenty należy dostarczyć wcześniej do kancelarii lub przesłać mailem w celu ich weryfikacji i przygotowania projektu aktu notarialnego.

Notariusz stwierdza tożsamość osób biorących udział w czynności na podstawie dokumentów przewidzianych prawem: dowodu osobistego, paszportu, karty pobytu. Posiadanie przy sobie ważnego dokumentu potwierdzającego tożsamość jest warunkiem koniecznym do przystąpienia do aktu notarialnego.

Jeśli strona jest reprezentowana przez pełnomocnika, to do czynności notarialnej wymagany jest oryginał pełnomocnictwa.

Poniżej przedstawimy Państwu listę podstawowych dokumentów i informacji, które są potrzebne do sporządzenia aktu notarialnego.

1) Sprzedaż nieruchomości gruntowej (działki):

Numer księgi wieczystej
Podstawa nabycia: wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny itp., prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia; jeśli podstawą nabycia nieruchomości było: dziedziczenie, zasiedzenie (bez względu na datę nabycia) albo darowizna lub nieodpłatne zniesienie współwłasności (jeśli nabycie nastąpiło po 1 stycznia 2007 roku) – zaświadczenie wydane przez właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony, że nabycie jest zwolnione od podatku, lub że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.
Wypis z rejestru gruntów z klauzulą, że służy za podstawę wpisu w księdze wieczystej.
Zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego (wydaje gmina).
Zaświadczenie, że nieruchomość nie jest objęta uchwałą Rady Gminy o ustanowieniu obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji (wydaje gmina).
Zaświadczenie, że nieruchomość nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją starosty określającą zadania z zakresu gospodarki leśnej (wydaje starostwo).
Informacja o dostępie do drogi publicznej: czy działka posiada dostęp do drogi publicznej, czy konieczne będzie ustanowienie stosownych służebności.
Dane osobowe stron czynności: imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, numery dowodów osobistych/paszportów i data ważności, PESEL, adres zamieszkania; w przypadku spółek – firma, siedziba, numer KRS, umowa spółki oraz wszelkie wymagane zgody na nabycie/zbycie przedmiotu umowy.
Ustalenia stron w zakresie ceny i innych warunków umowy: terminy płatności, data wydania przedmiotu umowy, itp.
Służebności osobiste: jeśli w dziale III księgi wieczystej wpisane są służebności osobiste (lub jeśli takie służebności zostały ustanowione, ale nie są ujawnione w księdze wieczystej) – akt zgonu uprawnionej osoby/oświadczenie z podpisem notarialnie poświadczonym uprawnionej osoby, że wyraża zgodę na wykreślenie tej służebności (lub obecność tej osoby w kancelarii notarialnej podczas podpisywania aktu).
Hipoteki: jeśli w dziale IV księgi wieczystej wpisane są hipoteki – dokumenty wierzycieli hipotecznych wyrażające zgodę na wykreślenie hipotek lub promesy wydania takich dokumentów po całkowitej spłacie zadłużenia zabezpieczonego tymi hipotekami, wraz z podaniem numeru konta, na które ma nastąpić spłata.
Zmiany geodezyjne: jeśli nieruchomość powstała w wyniku zmian geodezyjnych (podział lub scalenie), a zmiany te nie są jeszcze ujawnione w księdze wieczystej: mapa z projektem podziału nieruchomości, ostateczna decyzja zatwierdzająca podział/scalenie, wykaz zmian danych ewidencyjnych oraz wypisy z rejestru gruntów z klauzulami, że służą za podstawę wpisu w księdze wieczystej, dla wszystkich działek powstałych w wyniku tych zmian.

Jeżeli działka jest zabudowana – zaświadczenie, że w tym budynku nikt nie jest zameldowany na pobyt stały lub czasowy.

Jeżeli nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego – oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa.

2) Darowizna nieruchomości gruntowej (działki):

Numer księgi wieczystej
Podstawa nabycia: wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny itp., prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia; jeżeli podstawą nabycia nieruchomości było: dziedziczenie, zasiedzenie (bez względu na datę nabycia) albo darowizna lub nieodpłatne zniesienie współwłasności (jeśli nabycie nastąpiło po 1 stycznia 2007 roku) – zaświadczenie wydane przez właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony, że nabycie jest zwolnione od podatku, lub że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.
Wypis z rejestru gruntów z klauzulą, że służy za podstawę wpisu w księdze wieczystej.
Zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego (wydaje gmina).
Zaświadczenie, że nieruchomość nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją starosty określającą zadania z zakresu gospodarki leśnej (wydaje starostwo).
Informacja o dostępie do drogi publicznej: czy działka posiada dostęp do drogi publicznej, czy konieczne będzie ustanowienie stosownych służebności.
Dane osobowe stron czynności: imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, numery dowodów osobistych/paszportów i data ważności, PESEL, adres zamieszkania; w przypadku spółek – firma, siedziba, numer KRS, umowa spółki oraz wszelkie wymagane zgody na nabycie/zbycie przedmiotu umowy.
Wartość rynkowa przedmiotu darowizny oraz data wydania przedmiotu umowy
Służebności osobiste: jeśli w dziale III księgi wieczystej wpisane są służebności osobiste (lub jeśli takie służebności zostały ustanowione, ale nie są ujawnione w księdze wieczystej) – akt zgonu uprawnionej osoby/oświadczenie z podpisem notarialnie poświadczonym uprawnionej osoby, że wyraża zgodę na wykreślenie tej służebności (lub obecność tej osoby w kancelarii notarialnej podczas podpisywania aktu).
Hipoteki: jeśli w dziale IV księgi wieczystej wpisane są hipoteki – dokumenty wierzycieli hipotecznych wyrażające zgodę na wykreślenie hipotek, a jeżeli kredyt nadal ma być spłacany przez stronę darującą – informacja, jaka kwota pozostała do spłaty.
Zmiany geodezyjne: jeśli nieruchomość powstała w wyniku zmian geodezyjnych (podział lub scalenie), a zmiany te nie są jeszcze ujawnione w księdze wieczystej: mapa z projektem podziału nieruchomości, ostateczna decyzja zatwierdzająca podział/scalenie, wykaz zmian danych ewidencyjnych oraz wypisy z rejestru gruntów z klauzulami, że służą za podstawę wpisu w księdze wieczystej, dla wszystkich działek powstałych w wyniku tych zmian.

Jeżeli działka jest zabudowana – zaświadczenie, że w tym budynku nikt nie jest zameldowany na pobyt stały lub czasowy, chyba że strony wyrażają zgodę na zawarcie umowy bez przedkładania takiego zaświadczenia.

3) Sprzedaż lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość (z księgą wieczystą):

Numer księgi wieczystej
Podstawa nabycia: wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny itp., prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia; jeżeli podstawą nabycia nieruchomości było: dziedziczenie, zasiedzenie (bez względu na datę nabycia) albo darowizna lub nieodpłatne zniesienie współwłasności (jeśli nabycie nastąpiło po 1 stycznia 2007 roku) – zaświadczenie wydane przez właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony, że nabycie jest zwolnione od podatku, lub że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.
Zaświadczenie: nieruchomość, na której położony jest budynek, w którym znajduje się lokal oraz przedmiotowy lokal nie są objęte uchwałą Rady Gminy o ustanowieniu obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji (wydaje gmina).
Zaświadczenie o braku zameldowania: zaświadczenie, z którego wynika, że w lokalu nikt nie jest zameldowany oraz zaświadczenie o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych.
Dane osobowe stron czynności: imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, numery dowodów osobistych/paszportów i data ważności, PESEL, adres zamieszkania; w przypadku spółek – firma, siedziba, numer KRS, umowa spółki oraz wszelkie wymagane zgody na nabycie/zbycie przedmiotu umowy.
Ustalenia stron: w zakresie ceny i innych warunków umowy, w tym terminy płatności, data wydania przedmiotu umowy, itp.
Służebności osobiste: jeśli w dziale III księgi wieczystej wpisane są służebności osobiste (lub jeśli takie służebności zostały ustanowione, ale nie są ujawnione w księdze wieczystej) – akt zgonu uprawnionej osoby/oświadczenie z podpisem notarialnie poświadczonym uprawnionej osoby, że wyraża zgodę na wykreślenie tej służebności (ewentualnie obecność tej osoby w kancelarii notarialnej podczas podpisywania aktu).
Hipoteki: jeśli w dziale IV księgi wieczystej wpisane są hipoteki – dokumenty wierzycieli hipotecznych, wyrażające zgodę na wykreślenie hipotek albo promesy wydania takich dokumentów, po całkowitej spłacie zadłużenia zabezpieczonego tymi hipotekami, wraz z podaniem numeru konta, na które ta spłata ma nastąpić.

Jeżeli nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego – oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa.

4) Darowizna lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość (z księgą wieczystą):

Numer księgi wieczystej
Podstawa nabycia: wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny itp., prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia; jeżeli podstawą nabycia nieruchomości było: dziedziczenie, zasiedzenie (bez względu na datę nabycia) albo darowizna lub nieodpłatne zniesienie współwłasności (jeśli nabycie nastąpiło po 1 stycznia 2007 roku) – zaświadczenie wydane przez właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony, że nabycie jest zwolnione od podatku, lub że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.
Zaświadczenie o braku zameldowania: zaświadczenie, z którego wynika, że w lokalu nikt nie jest zameldowany oraz zaświadczenie o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych, chyba że strony wyrażają zgodę na zawarcie umowy bez przedkładania takiego zaświadczenia.
Dane osobowe stron czynności: imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, numery dowodów osobistych/paszportów i data ważności, PESEL, adres zamieszkania; w przypadku spółek – firma, siedziba, numer KRS, umowa spółki oraz wszelkie wymagane zgody na nabycie/zbycie przedmiotu umowy.
Wartość rynkowa przedmiotu darowizny oraz data wydania przedmiotu umowy
Służebności osobiste: jeśli w dziale III księgi wieczystej wpisane są służebności osobiste (lub jeśli takie służebności zostały ustanowione, ale nie są ujawnione w księdze wieczystej) – akt zgonu uprawnionej osoby/oświadczenie z podpisem notarialnie poświadczonym uprawnionej osoby, że wyraża zgodę na wykreślenie tej służebności (ewentualnie obecność tej osoby w kancelarii notarialnej podczas podpisywania aktu).
Hipoteki: jeśli w dziale IV księgi wieczystej wpisane są hipoteki – dokumenty wierzycieli hipotecznych, wyrażające zgodę na wykreślenie hipotek, a jeżeli kredyt nadal ma być spłacany przez stronę darującą – informacja, jaka kwota pozostała do spłaty.

5) Sprzedaż spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:

Zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym zbywcy prawie do lokalu
Numer księgi wieczystej (jeśli została założona)
Podstawa nabycia: wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny itp., prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia; jeżeli podstawą nabycia nieruchomości było: dziedziczenie, zasiedzenie (bez względu na datę nabycia) albo darowizna lub nieodpłatne zniesienie współwłasności (jeśli nabycie nastąpiło po 1 stycznia 2007 roku) – zaświadczenie wydane przez właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony, że nabycie jest zwolnione od podatku, lub że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.
Zaświadczenie o braku zameldowania: zaświadczenie, z którego wynika, że w lokalu nikt nie jest zameldowany oraz zaświadczenie o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych.
Dane osobowe stron czynności: imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, numery dowodów osobistych/paszportów i data ważności, PESEL, adres zamieszkania; w przypadku spółek – firma, siedziba, numer KRS, umowa spółki oraz wszelkie wymagane zgody na nabycie/zbycie przedmiotu umowy.
Ustalenia stron: w zakresie ceny i innych warunków umowy, w tym terminy płatności, data wydania przedmiotu umowy, itp.
Służebności osobiste: jeśli w dziale III księgi wieczystej wpisane są służebności osobiste (lub jeśli takie służebności zostały ustanowione, ale nie są ujawnione w księdze wieczystej bądź księga wieczysta nie jest prowadzona) – akt zgonu uprawnionej osoby/oświadczenie z podpisem notarialnie poświadczonym uprawnionej osoby, że wyraża zgodę na wykreślenie tej służebności (ewentualnie obecność tej osoby w kancelarii notarialnej podczas podpisywania aktu).
Hipoteki: jeśli w dziale IV księgi wieczystej wpisane są hipoteki – dokumenty wierzycieli hipotecznych, wyrażające zgodę na wykreślenie hipotek albo promesy wydania takich dokumentów, po całkowitej spłacie zadłużenia zabezpieczonego tymi hipotekami, wraz z podaniem numeru konta, na które ta spłata ma nastąpić.
Oświadczenie banku: jeżeli nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego – oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa.
Założenie księgi wieczystej: jeżeli dla prawa do lokalu nie jest prowadzona księga wieczysta, a nabywca chce, aby taka księga wieczysta została założona – wypis z rejestru gruntów, dla działki, na której położony jest budynek, w którym znajduje się lokal, z klauzulą, że służy za podstawę wpisu w księdze wieczystej oraz podstawy nabycia prawa do lokalu przez poprzedników prawnych sprzedającego.

6) Darowizna spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:

Zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym darującemu prawie do lokalu
Numer księgi wieczystej (jeśli została założona)
Podstawa nabycia: wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny itp., prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia; jeżeli podstawą nabycia nieruchomości było: dziedziczenie, zasiedzenie (bez względu na datę nabycia) albo darowizna lub nieodpłatne zniesienie współwłasności (jeśli nabycie nastąpiło po 1 stycznia 2007 roku) – zaświadczenie wydane przez właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony, że nabycie jest zwolnione od podatku, lub że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.
Zaświadczenie o braku zameldowania: zaświadczenie, z którego wynika, że w lokalu nikt nie jest zameldowany oraz zaświadczenie o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych, chyba że obdarowany wyraża zgodę na zawarcie umowy bez przedkładania takich zaświadczeń.
Dane osobowe stron czynności: imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, numery dowodów osobistych/paszportów i data ważności, PESEL, adres zamieszkania; w przypadku spółek – firma, siedziba, numer KRS, umowa spółki oraz wszelkie wymagane zgody na nabycie/zbycie przedmiotu umowy.
Wartość rynkowa przedmiotu darowizny oraz data wydania przedmiotu umowy
Służebności osobiste: jeśli w dziale III księgi wieczystej wpisane są służebności osobiste (lub jeśli takie służebności zostały ustanowione, ale nie są ujawnione w księdze wieczystej bądź księga wieczysta nie jest prowadzona) – akt zgonu uprawnionej osoby/oświadczenie z podpisem notarialnie poświadczonym uprawnionej osoby, że wyraża zgodę na wykreślenie tej służebności (ewentualnie obecność tej osoby w kancelarii notarialnej podczas podpisywania aktu).
Hipoteki: jeśli w dziale IV księgi wieczystej wpisane są hipoteki – dokumenty wierzycieli hipotecznych, wyrażające zgodę na wykreślenie hipotek, a jeżeli kredyt nadal ma być spłacany przez stronę darującą – informacja, jaka kwota pozostała do spłaty.
Założenie księgi wieczystej: jeżeli dla prawa do lokalu nie jest prowadzona księga wieczysta, a nabywca chce, aby taka księga wieczysta została założona – wypis z rejestru gruntów, dla działki, na której położony jest budynek, w którym znajduje się lokal, z klauzulą, że służy za podstawę wpisu w księdze wieczystej oraz podstawy nabycia prawa do lokalu przez poprzedników prawnych darującego.

7) Umowa majątkowa małżeńska:

Dane osobowe stron czynności: imiona, nazwiska, imiona rodziców, stan cywilny, numery dowodów osobistych/paszportów, PESEL, adres zamieszkania.
Odpis skrócony aktu małżeństwa: jeżeli strony już zawarły związek małżeński.

8) Akt poświadczenia dziedziczenia:

Odpis aktu zgonu spadkodawcy
PESEL spadkodawcy oraz ostatnie miejsce zamieszkania
Akty stanu cywilnego spadkobierców: skrócone odpisy aktów urodzenia lub skrócone odpisy aktów małżeństw (akt małżeństwa w przypadku małżonka spadkodawcy oraz dzieci, które zmieniły nazwisko po wstąpieniu w związek małżeński).
Dane osobowe spadkobierców: imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, numery dowodów osobistych/paszportów i data ważności, PESEL, adres zamieszkania.
Wypisy testamentów: jeżeli spadkodawca sporządził testamenty.
Numery ksiąg wieczystych: jeżeli w skład spadku wchodzą nieruchomości lub prawa, dla których są prowadzone księgi wieczyste.

9) Pełnomocnictwo do sprzedaży / nabycia nieruchomości:

Dane osobowe udzielającego pełnomocnictwa: imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, numer dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania.
Dane osobowe pełnomocnika: imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL.
Dane nieruchomości: numer księgi wieczystej.
Zakres pełnomocnictwa: informacja, czego ma dotyczyć pełnomocnictwo – jakich czynności pełnomocnik ma dokonać w imieniu mocodawcy.

10) Testament:

Dane osobowe sporządzającego testament: imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, numer dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania.
Dane osób powoływanych do spadku: imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL.
Dane przedmiotu zapisu: w przypadku zapisu zwykłego lub windykacyjnego – dane przedmiotu zapisu (w przypadku nieruchomości – numer księgi wieczystej).

11) Oświadczenie o przyjęciu / odrzuceniu spadku:

Odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy
Akt stanu cywilnego spadkobiercy, który przyjmuje/odrzuca spadek: odpis skrócony aktu urodzenia lub odpis skrócony aktu małżeństwa (odpis skrócony aktu małżeństwa w przypadku małżonka spadkodawcy oraz spadkobierców, którzy zmieniali nazwisko po wstąpieniu w związek małżeński).
Informacja o pozostałych spadkobiercach ustawowych i testamentowych: imiona, nazwiska, adresy zamieszkania.
Informacja o osobach, które już przyjęły / odrzuciły spadek

12) Umowa spółki:

Dane wspólników: imiona, nazwiska, imiona rodziców, numery dowodów osobistych/paszportów, PESEL, adresy zamieszkania.
Informacje dotyczące postanowień umowy spółki: firma, siedziba, kapitał zakładowy, ilość oraz wartość udziałów wraz ze sposobem ich objęcia (pokrycia), przedmiot działalności spółki, skład organów spółki.

Jeśli potrzebujesz wsparcia notarialnego lub masz pytania dotyczące naszych usług, zapraszamy do kontaktu. Nasz zespół jest gotowy, aby udzielić Ci wszelkiej niezbędnej pomocy i doradztwa. Kliknij poniżej, aby skontaktować się z nami.

Profesjonalne usługi notarialne

Skontaktuj się z nami, aby uzyskać pomoc